第八屆亞洲化學教育國際研討會之場地與議事組準備經驗交流 ∕ 何慧瑩

星期二 , 3, 9 月 2019 Leave a comment

第八屆亞洲化學教育國際研討會之場地與議事組準備經驗交流

何慧瑩

國立臺北教育大學自然科學教育學系副教授

hueiying@tea.ntue.edu.tw

  • 前言

在本次大會主席周金城教授的盛情邀約下,本系林靜雯、李昆展、蕭世輝和我等四位自然系教授開始投入協助研討會之前置準備工作。林靜雯教授負責投稿與議程相關事宜;李昆展教授負責聯絡與邀請講者事宜;我和蕭世輝老師主要是負責場地借調、布置、報到、場地、議事、以及所有工作人員調度等庶務工作;大會主席周金城教授的工作則是統籌各組之進度,許多找不到人做的事,他都需要自己親自操刀。這次會議雖有些許不足之處,但以我們如此有限的人力完成這件工作,我個人認為大家都為了研討會全力準備了。本篇參與研討會的心得,主要是介紹我和蕭世輝教授所負責的庶務工作,雖然這工作無關乎化學教育研究,卻是研討會能否進行順暢的關鍵,以往很少有人將之紀錄下來。以下我將從會前準備工作和研討會當天特別的部分來說明我們工作的安排。

  • 會前進行工作人員招募工作

經費與人力總是所有活動最重要的考量。在大學內舉辦國際研討會活動,設備、場地與人力的支援,比在會展中心與飯店辦理來的容易些。國外的國際研討會經常會辦理在會展中心與飯店,並將整個活動委託會議公司來協助辦理,但是這樣的活動報名費通常收費也會收的相當高。為了讓國內外中學化學老師與學生都可以參與,本次研討會針對高中教師與學生都收費相當便宜,因此在大學內辦理可以省下一些設備與場地租用的費用。而工作人員招募首先要考量的也是經費問題,再來就是要如何吸引學生來參加。由於經費相當有限,除了循一般程序要於活動一個月前聘兼任助理並辦理勞健保並核發費用外,我們另外從國北自然系的大二服務學習課程招募學生,並提出一些可以吸引他們來參加的亮點,然後在Facebook上本系所建立的自然系社群貼出人員招募公告,有興趣的學生就會主動聯繫我,很快地就將工作人員找齊了。

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由於七月底暑假宿舍已關閉,非常不容易招募到能來協助的學生,不過我們還是順利招募到16位學生來協助。接著,將學生大致上分6組,訂定各組人員的主要負責工作 。主要的有工作有攝影人員、報到人員、午餐茶敘人員、各分組場次人員、大會主會場工作人員、路徑引導人員與機動支援人員等。為了加強工作人員的識別,我們統一訂製了背心。此外,過去的活動舉辦,常會訂製統一的上衣,但是連續多天的活動衣物換洗不易,而且工作人員也不一定喜歡衣服的材質與設計,因此統一製作背心給工作人員穿著,這樣方便替換與送洗,而且以後的相關活動也可以繼續使用,是比較環保與省錢的作法。

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圖一工作人員穿著統一的背心

  • 事前的場地與活動流程線規劃及雨天備案

重複場勘與模擬各種可能的情況,是準備工作上所必須的。台灣的夏季是經常有颱風的,雨天備案在籌備會討論的時間可能比正式會議流程討論還要長,這是外人所無法了解的。尤其當有戶外活動時,研討會的第一天下午的化學行動車與布袋戲化學實驗表演的戶外表演如何移到有雨遮的地方,還有的第二天傍晚的貓空纜車文化之旅,因為雨天貓空纜車是會停駛的,如何在傍晚時間臨時安排大家到具有台灣特色的室內場地,讓我們傷透腦筋來解決,但這還僅是與雨天備案。若是遇到放颱風假,整個活動要如何因應更是棘手,因為若放颱風假整個學校行政人員都是不在學校的,即使風雨不大整天會議仍將被迫取消,這些問題在籌備會上討論後我們並沒有討論出解決方案。尤其國外的學者已經搭機來台,要延後辦理也是不可能的事,這是在台灣夏季辦理研討會很大的風險。若研討會選擇在大型飯店內辦理,即使颱風天仍可以在飯店內如期舉辦活動,不受颱風假影響。還好我們很幸運的是這三天的研討會天氣晴朗,不需要動用到任何的雨天備案。


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圖二
各演講與實驗活動的事前整理與檢查工作

  •  建立會議工作人員配置表與即時聯繫管道

會議流程細目表是依據會議流程所安排的人員調度表,其中包含需要準備的物品與負責人員。此表中應詳列每一位工作人員在會議當日所處的時間、地點、與工作內容。尤其是人員的移動過程一定要清楚列在工作細目中,以利工作人員能於會議當日確認自己的行程。在安排人員時,一定要有工作人員的休息時間,也就是機動人員,他們在意料之外的事情發生時,第一時間就能進行處理,沒事時就輪流休息。早些年的研討會都會看到工作人員使用耳機與對講機進行聯繫,來解決突發狀況,但是近年來利用手機通訊軟體Line建立即時通訊群組相當方便,我們也利用Line建立聯繫群組。不論是報到處參與者的收據問題、午餐與茶敘加訂、臨時器材的支援、晚宴臨時加桌與增加素食等、要大會司儀臨時宣布事項等,透過Line群組都可以獲得即時的處理,比電話聯繫處理還要更快更有效率,也不需要採購對講機等通訊設備,相當方便。

  • 以節省地球資源角度思考會議所需之材料

會議所需之物品相當多且繁瑣,一定要清楚列出各項物品的細目、數量、以及完成時間。當然,由哪誰負責也要清楚標示出來,以利籌備委員會定期開會時確認進度。前置工作包含議程海報、大會提袋、會議手冊、標示牌、大型海報架、海報展示架、名牌、餐卷、簽到資料、收據領據製作等。會議上有些是一次性消耗品,有些是可以保留下來的,我們在會議所需材料製作上,盡量減少消耗品的製作,例如減少場地展架與飄旗製作數量,會議論文手冊也不再印刷出來,放在大會網站上讓大家下載即可。但是將大家比較會留下來物件製作精美一些,例如大會手提袋。

名牌需要放本次會議的圖樣、還有與會者的國家、姓名、職稱、工作單位、報名序號。籌備委員會討論後,決定能把議程和地圖也加入。經過設計之後,我們決定使用1A4紙製作成兩張名牌,雙面列印之後剪裁。名牌吊帶需要能調整長度,我們也利用吊帶的顏色來辨別國家,因此我們選用了自然系的實驗課所剩餘材料(串珠和珠寶線)來製作,環保又具有特色。

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圖三大會名牌的設計與製作

為了讓晚宴和文化之旅卷看起來比較有質感,我們選銅版紙來印製。文化之旅的照片是採用場勘人員於會議前親自到貓空進行場勘時所拍攝的照片。因為製作後的成品很像書籤,所以有些與會者參加時希望我們不要將票卷回收,他們想要保留下來紀念。

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圖四大會晚宴的餐券

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圖五文化之旅的活動卷

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圖六大會手冊提袋是一個高品質的多功能書法袋

  • 設計具有台灣特色的客製化小禮品

籌備委員會討論後,希望這次的禮品能具有臺灣的特色,而且還要克服經費的限制。於是我們想到利用系上採購於教學上使用的3D列印機來製作每一位與會者的個人化禮品,於是臺灣造型的鑰匙圈成為首選,我利用臺灣地圖製作鑰匙圈的模板(利用Inkscape軟體),然後每一位與會者的姓名放在地圖上方,這樣就成了利用3D列印製作的個人化禮品了,並可以選擇不同顏色的線材來加以列印(利用Tinkercad線上建模軟體製作)。每一件都是由我親自逐一列印出來的,大家來報到時拿到有自己名字的客製化禮品都非常的開心。

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圖七利用繪圖軟體所建的模型檔  圖八實際由3D印表機所列印出來的圖形


除此之外,在會議前製作的
3D個人化鑰匙圈,可能會有姓名列印錯誤需要及時修正,或者是有人想再多做幾個作為紀念,因此,我們也招募了本校教職員的小孩,是兩位國中生與一位小學生,會議之前進行2天的訓練,在會場時已能完全控制3D建模與列印,兩天共客製化約20
幾個不同外觀的鑰匙圈。許多參加會議的人都很好奇看到小朋友來幫忙,增添了會場的歡樂氣氛。

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圖九於會議當天在大禮堂設置3D個人化鑰匙圈現場處理攤位

  • 結語

研討會能否順利完成,在於全體人員彼此間的溝通與合作,以及事前的準備工作是否確實進行。我很高興自己能有這機會協助2019亞洲化學教育國際研討會,會議期間雖然很累,但看到自己和蕭世輝教授所規劃的人員調度發揮了作用,整個會議進行得相當順暢,我們都感到無比的欣慰。我相信讓校內與系上的學生參與研討會的事務性工作,可以提供他們學習成長的機會,畢竟系上也不是經常辦理大型的國際研討會,有些屆學生由大一日入學到大四畢業也沒有遇過,相信參與同學們的收穫會比付出的更多,最後感謝各位工作人員相挺,讓會議圓滿成功!

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